Déclaration de protection des données SSB.service aux bibliothèques sa

La présente déclaration de protection des données décrit la façon dont la société SSB.service aux bibliothèques sa (ci-après « SSB », les termes « nous » ou « notre » y font également référence) collecte et traite les données personnelles dans le cadre de l’utilisation de notre offre en ligne. Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. La présente déclaration de protection des données est conforme aux exigences du règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD) et de la révision de la loi suisse sur la protection des données (LPD), qui entre en vigueur au 1er septembre 2023. L’application concrète de ces lois dépend toutefois du cas d’espèce. En utilisant notre offre en ligne vous déclarez accepter la présente déclaration de protection des données.

1. Identité du responsable et contact

La société SSB.service aux bibliothèques sa, Zähringerstrasse 21, 3012 Berne, est responsable des traitements de données décrits dans le présent document. Pour toute question liée au droit de la protection des données, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : .

2. Acquisition de données personnelles

Nous traitons en premier lieu les données personnelles que vous nous avez communiquées en votre qualité de client·e, candidat·e, partenaire commercial ou utilisatrice/utilisateur de notre offre en ligne dans la mesure où ces données sont nécessaires pour atteindre les buts décrits au ch. 3. Il s’agit notamment de vos coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, adresse e-mail, bibliothèque, numéro de client, etc.) et des informations directement liées à la prestation sollicitée ou à votre demande (p.ex. informations sur les produits commandés ou l’événement auquel vous souhaitez vous inscrire, langue de correspondance, options d’envoi ou modes de paiement sélectionnés, dossiers de candidature, etc.). Outre les données personnelles fournies par vous-même, nous pouvons recueillir des données personnelles vous concernant dans des bases de données ou sites web mis à la disposition du public ou qui nous sont transmises, le cas échéant, par des tiers. Il s’agit notamment d’informations requises en vertu de prescriptions légales ou dont nous avons besoin pour l’exécution ou l’utilisation de prestations fournies par nos soins. En outre, nous attirons votre attention sur le fait que notre serveur web enregistre automatiquement, pour une durée limitée, toute consultation de notre site web. Les données liées à l’utilisation du site web (p. ex. adresse IP, informations sur votre appareil, informations sur le navigateur, date et heure de la consultation, contenus consultés, fonctions utilisées, site d’origine du renvoi, localisation) sont enregistrées à des fins d’établissement de la connexion et d’optimisation de la consultation de notre site web. Nous utilisons également des « cookies » à cet effet (cf. ch. 4).

3. Buts du traitement des données

Nous traitons les données personnelles que nous avons collectées en premier lieu aux fins de conclusion et d’exécution de contrats avec notre clientèle et/ou nos partenaires commerciaux ainsi que pour la prise en charge et le traitement de vos demandes, notamment celles qui sont en lien avec nos prestations. En outre, au besoin, nous pouvons également traiter vos données personnelles aux fins suivantes si celles-ci répondent à un intérêt légitime de la SSB (ou, dans certains cas, d’un tiers) :

  • développement continu de nos prestations ;
  • vérification et optimisation de procédés d’analyse des besoins en vue d’une approche clientèle directe et collecte, à des fins de prospection, de données personnelles provenant de sources accessibles au public ;
  • études de marché, sondages d’opinion, veille journalistique ;
  • respect d’obligations légales ;
  • exercice de droits et rejet de prétentions lors de procédures judiciaires et extrajudiciaires ;
  • prévention et élucidation de délits ou d’autres infractions (p. ex. réalisation d’enquêtes internes, analyse de données afin de lutter contre les fraudes) ;
  • maintien de l’exploitation, notamment des systèmes informatiques, de notre site web et d’autres plateformes ;
  • surveillance vidéo en vue de l’exercice du droit de domicile ainsi que d’autres mesures visant à protéger les systèmes informatiques, le bâtiment et ses installations, notre personnel, d’autres personnes et les valeurs qui nous appartiennent ou nous ont été confiées (p. ex. contrôle des accès, listes de visiteurs, analyseurs de réseau et de messages électroniques, enregistrement de conversations téléphoniques) ;
  • achat et vente de secteurs d’affaires, de sociétés ou de parties de sociétés et autres transactions relevant du droit des sociétés, et transmission de données personnelles liée à ces transactions.

4. Cookies, traçage et autres technologies liées à l’utilisation de notre site web Cookies

Cookies:
Sur notre site web nous utilisons typiquement des cookies et des techniques comparables permettant l’identification de votre navigateur ou de votre appareil. Un cookie est un petit fichier envoyé à votre appareil (ordinateur, terminal portable) ou enregistré automatiquement sur ce dernier par votre navigateur lorsque vous consultez notre site web. Si vous vous rendez à nouveau sur notre site web, nous serons en mesure de vous reconnaître, même si nous ne connaissons pas votre identité. Certains cookies sont supprimés dès que vous quittez notre site web (« session cookies »). D’autres servent à enregistrer les paramètres de l’utilisateur et d’autres informations pendant une durée déterminée, p. ex. deux ans (« cookies permanents »). Vous avez toutefois la possibilité de paramétrer votre navigateur pour qu’il refuse les cookies, qu’il les enregistre uniquement pendant la session active ou qu’il les supprime avant l’expiration de la durée définie. Par défaut, la plupart des navigateurs acceptent les cookies. Nous utilisons les cookies permanents pour enregistrer les paramètres de l’utilisateur (p. ex. langue, données de connexion), afin de mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus et d’afficher des offres et des publicités adaptées à vos besoins. Certains cookies sont déposés par la SSB, d’autres par des partenaires contractuels avec lesquels nous collaborons. Si vous bloquez les cookies, il est possible que certaines fonctions de notre site (p. ex. choix de la langue, panier, processus de commande) ne soient plus disponibles. En utilisant notre site, vous acceptez la mise en œuvre de ces technologies. Si vous souhaitez les bloquer, vous devez paramétrer votre navigateur en conséquence.  

Google Analytics:
Sur notre site web, nous utilisons parfois Google Analytics ou des services similaires. Ces prestations sont fournies par des tiers, qui peuvent se situer dans n’importe quel pays du monde. Google Irlande (dont le siège est en Irlande) fait appel à Google LLC (dont le siège est aux États-Unis) à titre de sous-traitant (ces deux sociétés sont désignées ci-après par «Google», www.google.com). Nous utilisons ce service pour mesurer et analyser l’utilisation du site web (données anonymisées). Des cookies permanents déposés par le prestataire sont également utilisés à cet effet. Nous avons paramétré le service comme suit : Google raccourcit l’adresse IP de l’utilisateur avant que la donnée ne quitte l’Europe pour les États-Unis, de sorte qu’il est impossible de remonter à l’adresse d’origine. Nous avons désactivé les fonctions « transmission des données » et « Signals ». Bien que nous puissions partir du principe que les informations que nous partageons avec Google ne sont pas des données personnelles, il est possible que Google utilise ces données à ses propres fins pour remonter à l’identité des internautes qui consultent notre site web, créer des profils à caractère personnel et relier ces données aux comptes Google de ces personnes. Dans la mesure où vous êtes inscrit·e auprès du prestataire, ce dernier connaît votre identité. Dans ce cas, le traitement de vos données personnelles par le prestataire relève de la responsabilité des dispositions en matière de protection des données de ce dernier. Le prestataire nous transmet uniquement des informations sur l’utilisation du site, sans aucune donnée personnelle à votre sujet. Vous avez la possibilité d’interdire l’utilisation de Google Analytics de manière générale sur le site suivant de Google : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Google Maps:
Sur notre site web, nous utilisons l’API Google Maps de Google pour afficher du matériel cartographique. L’utilisation de Google Maps implique également la collecte, le traitement et l’exploitation par Google de données sur l’utilisation des fonctions de Maps par les personnes qui consultent notre site. Vous trouverez les conditions d’utilisation pour Google Maps et la déclaration de protection des données de Google sur le site https://policies.google.com/privacy.

Plug-ins des réseaux sociaux:
Sur notre site web, nous utilisons également des modules d’extension ou plug-ins des réseaux sociaux de prestataires tiers, tels que Youtube et Vimeo. Vous pouvez reconnaître ces plug-ins au moyen des icônes associées à ces réseaux sociaux. Si vous disposez d’un compte utilisateur auprès de ces prestataires tiers, ces derniers pourraient, le cas échéant, mesurer et analyser l’utilisation que vous faites de notre offre en ligne. Il est dès lors possible que d’autres données à caractère personnel, telles que votre adresse IP, le paramétrage personnel de votre navigateur et d’autres paramètres, soient transmises à ces prestataires et enregistrées chez eux. Nous ne pouvons pas contrôler l’utilisation des données à caractère personnel recueillies par des prestataires tiers au moyen de ces plug-ins et déclinons toute responsabilité à cet égard. Vous trouverez des informations sur la collecte et l’utilisation des données par des prestataires tiers sur dans leurs déclarations respectives sur la protection des données.

Autres services et offres de tiers:
Nous utilisons des services et des applications de tiers (p. ex. des services d’hébergement et de stockage), afin de vous proposer un site web convivial, fiable et sûr. Ces services ont besoin de votre adresse IP, autrement ils ne sont pas en mesure de mettre à disposition les contenus correspondants. Au moyen de cookies, ces services peuvent également traiter d’autres données liées à notre site web et les mettre en relation avec des informations provenant d’autres sources à des fins statistiques ou de communication commerciale. En outre, notre site comporte des liens vers les sites web de tiers. Veuillez noter que nous n’avons aucune influence sur le contenu, l’exactitude, la fiabilité et la légalité ainsi que sur les conditions d’utilisation et la protection des données de ces sites et que nous déclinons toute responsabilité à cet égard.   

5. Destinataires de données personnelles

Dans les limites de notre activité commerciale et de la réalisation des buts décrits au ch. 3, nous pouvons mandater des prestataires tiers externes pour le traitement de vos données personnelles. Nous vérifions si lesdits prestataires externes respectent la protection des données et nous exigeons qu’ils s’engagent par contrat à traiter vos données personnelles uniquement pour notre compte et conformément à nos instructions. Ces prestataires externes sont notamment :

  • des fournisseurs de services informatiques, de support et d’hébergement ;
  • des prestataires de services financiers et d’assurance ;
  • des fournisseurs et des partenaires de montage.

Dans la mesure où il existe un lien avec la réalisation des buts décrits au ch. 3, nous pouvons également communiquer vos données personnelles à des tiers, p. ex. nos partenaires commerciaux, des administrations ou des autorités. Dès lors, lesdits tiers traitent vos données personnelles non pas pour notre compte ni selon nos instructions, mais pour leurs propres fins, conformément à leurs propres dispositions en matière de protection des données, et partant, sous leur propre responsabilité.

6. Communication à l’étranger

En règle générale, les destinataires de vos données personnelles mentionnés au ch. 6 sont situés en Suisse ou dans l’UE/AELE, mais en principe, ils peuvent se trouver dans n’importe quel autre pays du monde. Si nous transmettons vos données personnelles à un destinataire dans un pays dont la législation n’assure pas un niveau de protection adéquat, nous assurons la protection des données par des garanties contractuelles (clauses types de protection des données approuvées, édictées ou reconnues au préalable par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence [PFPDT]) et, au besoin, par des mesures de protection supplémentaires ou la référence à des clauses d’exception légales que sont le consentement, l’exécution du contrat, la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit, l’intérêt public prépondérant, le caractère public des données personnelles ou la nécessité de protéger votre intégrité.

7. Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales ou les buts du traitement décrits au ch. 3 l’exigent. Cela signifie notamment que nous traitons et conservons vos données personnelles pendant toute la durée de notre relation commerciale, voire au-delà, conformément à nos obligations légales en matière de conservation et de documentation. Il est donc possible que la durée de conservation de vos données personnelles dépende de la durée pendant laquelle des prétentions peuvent être élevées à l’encontre de la SSB, du respect d’autres obligations légales en la matière ou d’intérêts commerciaux légitimes (p. ex. à des fins de preuve et de documentation). En principe, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées dans la mesure du possible dès qu’elles ne sont plus requises pour les finalités susmentionnées. 

8. Profilage

Nous procédons au traitement en partie automatisé de vos données personnelles, afin d’analyser certains aspects personnels (« profilage »). Nous utilisons le profilage notamment dans le but de vous fournir des informations et des conseils ciblés sur nos produits. À cet effet, nous utilisons des outils d’analyse qui nous permettent de mettre en œuvre, en fonction des besoins, des mesures de communication et de publicité, y compris des études de marché et des sondages d’opinion.

9. Vos droits

Afin que vous puissiez contrôler plus facilement le traitement de vos données personnelles par nos soins, vous disposez des droits suivants :

  • le droit de savoir si nous traitons vos données personnelles et de quel type de données il s’agit ;
  • le droit de faire rectifier les données personnelles incorrectes ;
  • le droit d’exiger la suppression de vos données personnelles ;
  • le droit d’exiger que nous vous transmettions certaines données personnelles dans un format électronique courant ou que nous les transférions à un autre responsable ;
  • le droit de révoquer votre consentement au traitement de vos données personnelles dans la mesure où notre traitement repose sur ledit consentement ;
  • le droit d’obtenir sur demande d’autres informations requises pour l’exercice de vos droits.

Si vous souhaitez faire valoir ces droits à notre encontre, vous pouvez prendre contact avec nous à l’adresse indiquée au ch. 1. En règle générale, vous devez nous fournir une preuve explicite de votre identité (p. ex. une copie de votre carte d’identité) si vous souhaitez exercer l’un des droits ci-dessus. Veuillez également noter que l’exercice de ces droits peut être en conflit avec les contrats conclus et de ce fait, entraîner certaines conséquences, tels que la résiliation anticipée d’un contrat ou des conséquences financières. Nous vous informerons au préalable si c’est le cas, lorsqu’il n’existe aucune disposition contractuelle à ce sujet. En outre, toute personne concernée a le droit de défendre ses prétentions en justice ou de recourir auprès de l’autorité de protection des données compétente. En Suisse, l’autorité compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (www.edoeb.admin.ch).  

10. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de protection des données à tout moment, sans préavis. La version allemande en vigueur publiée sur notre site web fait foi. Veuillez consulter régulièrement la présente déclaration de protection des données, afin de connaître en tout temps la manière dont sont traitées vos données personnelles et les possibilités d’exercer vos droits.